mySignaturesOnline

E-Mail Signaturen für Office 365 und Google Apps

Steuern Sie alle Ihre E-Mail-Signaturen zentral durch mySignaturesOnline und ergänzen Sie automatisch E-Mail Signaturen, Logos und (Social-Media) Links bei jeder E-Mail die von Outlook, Outlook Web App (OWA), iPhones und iPads über Microsoft Office 365 und Google Apps gesendet werden.  Die E-Mail-Signaturen werden dabei in mySignaturesOnline konfiguriert und an Office 365 und Google Apps Web-Mail-Clients übertragen.

Für die Nutzung unter Microsoft Outlook und bei einigen mobilen Geräten ist ein Plugin auf dem Client erforderlich. Benutzer können das Plugin sehr einfach auf ihrem Desktop oder mobilen Gerät installieren. Dabei können Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) verwendet werden, um mehrere oder alle Anwender ohne zusätzliche Benutzerinteraktion auf einmal zu installieren.

Mit mySignaturesOnline erstellen Sie mit dem integrierten WYSIWYG-Editor professionelle E-Mail-Signaturen mit Formatierung, Logos und Hyperlinks auch ohne HTML-Kenntnisse. Fortgeschrittene Benutzer können ihre E-Mail-Signatur aber auch direkt in HTML bearbeiten.

Dabei müssen Sie natürlich nicht für jeden Absender eine eigene Signatur erstellen. Sie designen die Signaturen einmalig pro User oder Gruppe mit Variablen über den integrierten Editor. Vor dem Versand werden die Platzhalter durch die individuellen Absenderinformationen aus dem Active Directory, Office 365 oder Google Apps ersetzt und dadurch die Signatur und alle anderen Angaben personalisiert. 

Sie können mySignaturesOnline für Office 365 oder für Google Apps 14 Tage lang unverbindlich testen. Bitte legen Sie dazu bei mySignaturesOnline einen Test-Account an

Gesetz zu Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails

Elektronische Post wird für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Mit dem im Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) müssen nun in gewerblichen E-Mails Angaben über das Unternehmen enthalten sein. Unter dieser neuen Regelung fallen E-Letter wie zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Kündigungen und Newsletter. So muss im Falle einer GmbH die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aufsichtsratsvorsitzenden enthalten. Zwar muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur entsprechend diesen Vorgaben anpassen, sondern nur solche, die für das Unternehmen rechtsverbindlich tätig werden wie zum Beispiel Prokuristen. Eine einheitliche Regelung sorgt aber für die optimale Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden und Lieferanten.

Diese Regelung ist nicht grundsätzlich neu, jedoch ist sie seit 1. Januar 2007 verbindlich. Verstöße gegen die Vorgaben können Geldstrafen sowie Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen.

Für wen gelten die Pflichtangaben?

  • Einzelkaufleute
  • Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung
  • Aktiengesellschaften
  • Partnerschaftsgesellschaften
  • Genossenschaften

Welche Angaben müssen enthalten sein:

  • Der vollständige Firmenname, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist
  • Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
  • Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn die E-Mail z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
  • Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
  • Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)

Bei GmbHs und AGs müssen zusätzlich aufgenommen werden:

  • Alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen und falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
  • Alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist
  • Ausgeschriebener Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden

Wir übernehmen keine Gewähr für die Vollständigkeit der Angaben und haften nicht für die Richtigkeit obiger Angaben.