E-Mail Disclaimer und Signaturen ergänzen

Policy Patrol Disclaimer / Signatures for Exchange

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Auszeichnung: Policy Patrol Disclaimer hat beim Innovationspreis der Initiative Mittelstand bereits im Jahr 2008  eine Auszeichnung im Bereich "Messaging Produkte" gewonnen! Dies unterstreicht die hohe Qualität der Software. Außerdem bewertet SC Magazine Policy Patrol mit 5 von 5 Punkten.

Policy Patrol Disclaimer fügt automatisch die für Unternehmen (siehe unten) gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail Pflichtangaben, Haftungsausschlüsse (Disclaimer) und E-Mail Signaturen, aber auch aktuelle Hinweise zu Neuigkeiten oder Veranstaltungen sowie Links und Bilder an. Mit Policy Patrol Disclaimer haben Sie vielfältige, zentrale Formatierungsmöglichkeiten (auch responsive Signaturen die auch auf mobile Geräten optimal funktionieren), können Anwenderdaten zum Beispiel aus Active Directory übernehmen und über Variablen einfügen, Anhänge in HTML mit Bildern, Social Media Buttons, und Tabellen erstellen und Haftungsausschlüsse als Textdatei anhängen.

Natürlich können Sie mit Policy Patrol Disclaimer das mehrfache Anhängen von E-Mail Haftungsausschlüssen und E-Mail Signaturen bei Weiterleitungen oder Antworten verhindern. E-Mail Signaturen können auch automatisch nach dem jeweils aktuellsten Text platziert werden. Policy Patrol Disclaimer ist für Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010 und 2013 (auch SBS 2003, 2008, und 2011) oder andere SMTP Mail Server wie Lotus Notes/Domino verfügbar. Bei Einsatz unter Microsoft Exchange können unterschiedliche Signaturen und Anhänge bei internen und/oder externen Mails angefügt werden.

Policy Patrol Disclaimer ist sehr einfach zu installieren und zu konfigurieren. Assistenten erleichtern die Erstellung von angepassten Regeln. Die Regeln lassen sich zeitgesteuert anwenden und individualisieren. Entsprechende Regeln werden als Beispiel mitgeliefert. (siehe auch Screenshot und Tipps & Beispiele)

Policy Patrol Disclaimer fügt E-Mail Signaturen oder Anhänge wie Pflichtangaben und Haftungsausschlüsse in E-Mails nach dem Absenden der Mail durch den User automatisch an. Somit ist Ihr Unternehmen vor Manipulationen oder Mutwilligkeit durch Mitarbeiter geschützt. Die E-Mail Signaturen und Disclaimer werden in den gesendeten Objekten angezeigt.

Die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften für E-Mails können bereits wenige Minuten nach der Installation von Policy Patrol Disclaimer eingehalten werden.

Gesetz zu Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails

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Elektronische Post wird für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Mit dem im Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) müssen nun in gewerblichen E-Mails Angaben über das Unternehmen enthalten sein. Unter dieser neuen Regelung fallen E-Letter wie zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Kündigungen und Newsletter. So muss im Falle einer GmbH die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aufsichtsratsvorsitzenden enthalten. Zwar muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur entsprechend diesen Vorgaben anpassen, sondern nur solche, die für das Unternehmen rechtsverbindlich tätig werden wie zum Beispiel Prokuristen. Eine einheitliche Regelung sorgt aber für die optimale Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden und Lieferanten.

Diese Regelung ist nicht grundsätzlich neu, jedoch ist sie seit 1. Januar 2007 verbindlich. Verstöße gegen die Vorgaben können Geldstrafen sowie Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen.

Für wen gelten die Pflichtangaben?

  • Einzelkaufleute
  • Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung
  • Aktiengesellschaften
  • Partnerschaftsgesellschaften
  • Genossenschaften

Welche Angaben müssen enthalten sein:

  • Der vollständige Firmenname, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist
  • Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
  • Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn die E-Mail z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
  • Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
  • Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)

Bei GmbHs und AGs müssen zusätzlich aufgenommen werden:

  • Alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen und falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
  • Alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist
  • Ausgeschriebener Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden

Wir übernehmen keine Gewähr für die Vollständigkeit der Angaben und haften nicht für die Richtigkeit obiger Angaben.