Funktionsübersicht

Die Funktionen von Policy Patrol E-Mail Disclaimer

Allgemeine oder persönliche E-Mail Anhänge und Signaturen
Mit Policy Patrol Disclaimer können Sie allgemein gültige Anhänge (Signaturen, Haftungsausschluss oder Pflichtangaben) oder User-basierende Anhänge definieren, die dann nur bei E-Mails von bestimmten Usern, Gruppen, Domänen oder öffentlichen Ordnern hinzugefügt werden. Zusätzlich können Sie individuelle Bilder oder Hyperlinks zu Online-Profilen des Mitarbeiters (z.B. Xing-Profil) aus dem Active-Directory in der Signatur ergänzen. Alle E-Mail Signaturen lassen sich auch für die Ansicht und Nutzung auf mobilen Devices optimieren (Responsive Design bei E-Mail Signaturen).

E-Mail Footer als Hinweis/Werbung nutzen
Nutzen Sie Ihre E-Mails um Kunden und Interessenten auf aktuelle Promotions, Veranstaltungen oder Neuerungen hinzuweisen. Sie können mehrere Footer definieren, die dann nach dem Zufallsprinzip eingefügt werden.

Integration eines QR-Codes in Signaturen
Policy Patrol generiert und ergänzt individuelle QR-Codes (QR = Quick-Response) in der E-Mail Signatur. Damit können Links zu persönlichen vCards oder zu Profilen in Business-Plattformen wie z.B. Xing oder LinkedIn ergänzt werden. Empfänger scannen den QR-Code und integrieren den Kontakt einfach in die eigene Kontaktliste.

Avatar-Bilder des Absenders ergänzen
Integration von individuellen Absender-Bildern in die jeweilige E-Mail Signatur. Die Bilder müssen nicht unbedingt in das eigene AD ergänzt werden, sondern können aus dem kostenlosen  Service von gravatar.com integriert werden.

Social Media Follower gewinnen
Integrieren Sie in Ihren E-Mail Signaturen Icons mit Links zu Ihren Social Media Aktivitäten und gewinnen Sie so nebenbei neue Follower. Zusätzlich kann Policy Patrol Disclaimer auf persönliche Xing- oder LinkedIn Profile verweisen oder Porträts des Absenders aus z.B. dem Active Directory automatisch ergänzen.

Formatierungsmöglichkeiten
Mit Policy Patrol Disclaimer können sowohl komplette E-Mails als auch nur Anhänge und/oder E-Mail Signaturen nach Ihren Vorgaben formatiert werden. Das Erstellen von Vorlagen ist dabei sehr einfach. Sie haben ähnlich umfangreiche Möglichkeiten wie bei der Erstellung von Webseiten und können damit auch E-Mails (Header, Footer, Sidbar etc.) auf die Unternehmens Corporate Identity formatieren.  Dazu zählen Einstellungen wie Schriftart, Schriftgröße, Fettschrift, kursiv, unterstrichen etc. Zusätzlich können auch Bilder, Links und Logos angehängt werden. In HTML Anhängen lässt sich der Quelltext editieren.  Mit diesen Funktionen sind auch responsive Signaturen möglich.
 
Formatierungen werden nur bei E-Mails im Rich-Text oder HTML Format durchgeführt, bei Nur-Text Emails erfolgt keine Formatierung. Anhänge und Signaturen können auch als Nur-Text Anlage angehängt werden.
 
Anhänge für interne und externe Emails
Für interne und externe Mails können Sie unterschiedliche Anhänge definieren. Voraussetzung hierfür ist die Installation auf Exchange Server 2003, 2007, 2010 und 2013.
 
Variablen
Bei E-Mail Signaturen können Sie Variablen wie Benutzername, Telefonnummer und Email Adresse etc. benutzen. Das ermöglicht die Erstellung einer allgemein gültigen E-Mail Signatur-Vorlage (Template), die dann automatisch personalisiert wird.
 
Variablen wie z.B. Datum oder Name des technischen Ansprechpartners können bei allen E-Mail Anhängen benutzt werden. Es sind immer User-, Text- und Datenvariablen möglich. Bei Uservariablen holt sich Policy Patrol Disclaimer die Daten aus dem Active Directory (siehe FAQ), dem Exchange Server oder von Lotus Notes/Domino.
 
Positionierung von Anhängen
Sie können verschiedene Positionierungsmöglichkeiten für Anhänge und Signaturen festlegen oder diese automatisch nach dem aktuellsten Text der E-Mail positionieren. Diese Funktion ist für das Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails sehr nützlich und steht für E-Mail Lösungen wie Outlook und in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung (siehe FAQ).

Plain-Text als HTML-Signatur
Plain-Text Signaturen, wie Sie häufig von Mobiltelefonen erzeugt werden, können von Policy Patrol in HTML Signaturen umgewandelt werden.
 
Vermeidung mehrfacher Anhänge
Policy Patrol Disclaimer durchsucht E-Mails auf bereits vorhandene Anhänge. Sollte in einer Mail bereits ein Anhang oder eine >E-Mail Signatur von Ihnen vorhanden sein, werden keine weiteren Anhänge zusätzlich hinzugefügt. Damit wird die Datenmenge von Emails nicht noch zusätzlich erhöht.
 
Anhänge mit Verlinkungen
Am Anfang einer Mail können Sie einen "Anhang" mit Link zu dem Haftungsausschluss (E-Mail Dsiclaimer) oder Anhang am Ende einer Email hinzufügen. Während der Anhang am Ende einer Mail nur einmalig pro E-Mail vorkommt, kann der Link bei jeder E-Mail am Anfang stehen und auf den Anhang verweisen.
 
Email branding
Mit Policy Patrol Disclaimer können alle ausgehenden Mails gemäß Ihrer Corporate Identiy formatiert werden. 10 HTML-Vorlagen werden mitgeliefert. Sie verbessern dadurch nicht nur die Optik Ihrer Mails, sondern können mit Links auf Ihre Webpage etc. E-Mails auch als Marketinginstrument verwenden oder auf Neuerungen aufmerksam machen.
 
Regelbasierende Anhänge
Policy Patrol Disclaimer kann Anhänge abhängig von bestimmten Regeln hinzufügen oder unterdrücken. Regeln können beispielsweise aufgrund von bestimmten Texten oder einem Kennzeichen im E-Mail "Betreff" oder im Text, von bestimmten Empfängern oder von definierten Absendern oder Mails mit oder ohne Anhänge definiert werden.
 
Automatische Antworten
Definieren Sie Regeln für automatische Antworten auf E-Mails. Wenn beispielsweise Mails an ehemalige Mitarbeiter ankommen, können Sie eine automatische Antwort definieren.
 
Remote-Management
Policy Patrol kann remote administriert werden. Dazu installieren Sie die Konsole auf einer Arbeitsstation und verbinden sich zu Policy Patrol. So können Sie auch mehrere Policy Patrol Installationen verwalten.