Tipps und Beispiele

Hier finden Sie Tipps und Beispiele zum sinnvollen Einsatz von Policy Patrol Disclaimer:
Weitere Infos siehe FAQ

Definition: Der Begriff "Disclaimer" bezeichnet ursprünglich einen Vermerk zum Haftungsauschluss in Dokumenten und Emails. Heute wird dieser Begriff allgemein für alle Standardvermerke bei Emails verwendet.

Nachricht als "vertraulich" kennzeichnen
Für Emails an bestimmte Empfänger z.B. in der Buchhaltung, Entwicklungs- oder Personalabteilung, mag es sinnvoll sein am Anfang einer vertraulichen Email den Empfänger im Text noch einmal explizit zu nennen (z.B. Diese Nachricht ist vertraulich und nur für xx bestimmt. Sollten Sie diese Mail versehentlich erhalten haben, dann senden Sie die Email bitte umgehend an den Absender zurück!). Mit Policy Patrol Disclaimer ist diese Funktion über Variablen am Textanfang realisierbar.

Unterschiedliche Disclaimer pro Abteilung
Sie können mit Policy Patrol Disclaimer pro Abteilung (AD-Gruppen), Standort, LDAP-Abfrage etc. unterschiedliche E-Mail Disclaimer definieren. So kann es beispielsweise für den Vertrieb sinnvoll sein, Mail-Angebote mit dem Vermerk "Es gelten ausschließlich unsere Liefer- und Zahlungsbedingungen" zu versehen. Mails von der Personalabteilung dagegen sollten den Vermerk "Vertrauliche Nachricht..." enthalten.

Disclaimers für interne und externe Emails
Mit Policy Patrol Disclaimer sind beim Einsatz unter Exchange unterschiedliche E-Mail Disclaimer für interne und externe Mails möglich. Sie können bei internen Mails auch auf einen Disclaimer verzichten. Außerdem können Sie entscheiden ob Sie einen generellen E-Mail Disclaimer oder E-Mail Disclaimer pro Abteilung definieren wollen.

Persönliche Disclaimer
Sie können mit Policy Patrol Disclaimer für bestimmte Personen im Unternehmen (z.B. Geschäftsführer oder Vorstände) spezielle E-Mail Disclaimer (Haftungsauschluss) definieren.

Unternehmens Slogans oder Claims
Mit Policy Patrol Disclaimer können Sie Slogans, News, Bilder, Links oder Claims in Emails hinzufügen. Die Slogans können permanent oder periodisch wechselnd eingerichtet werden. Außerdem können Sie mit dieser Funktion über neue Produkte, Events, Sonderangebote, Neuigkeiten im Unternehmen informieren oder an wichtige Termine erinnern. Auch diese Informationen können für das gesamte Unternehmen, für Abteilungen oder nur für interne oder externe Mails eingerichtet werden. Mit Policy Patrol Disclaimer können Sie unterschiedliche Texte voranstellen oder anhängen und definieren in welcher Reihenfolge sie angewandt werden sollen. Standard Slogans können beispielsweise immer am Ende einer Mail stehen während aktuelle Firmen-News abwechselnd am Anfang einer internen Mail hinzugefügt werden.

Disclaimer am Anfang oder ans Ende stellen
Stellen Sie E-Mail Disclaimer von wichtigen oder vertraulichen Informationen and den Anfang der Email. Signaturen und Anhänge können automatisch nach dem Text eingefügt werden.