Policy Patrol Disclaimer

Signaturen und Pflichtangaben für E-Mails

Policy Patrol Disclaimer fügt automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, Haftungsausschlüsse und Signaturen an Ihre Mails an. Mit Policy Patrol Disclaimer haben Sie vielfältige, zentrale Formatierungsmöglichkeiten, können Variablen einfügen, Anhänge in HTML mit Bildern und Tabellen erstellen und Haftungsausschlüsse als Textdatei anhängen.

Natürlich können Sie mit Policy Patrol Disclaimer das mehrfache Anhängen von Haftungsausschlüssen und Signaturen bei Weiterleitungen oder Antworten verhindern. Signaturen können auch automatisch nach dem Text platziert werden. Policy Patrol Disclaimer ist für Exchange 2000, 2003 und 2007 oder andere SMTP Mail Server verfügbar. Bei Einsatz unter Exchange können Anhänge bei internen und/oder externen Mails angefügt werden.

Policy Patrol Disclaimer ist sehr einfach zu installieren und zu konfigurieren. Assistenten erleichtern die Erstellung von angepassten Regeln. Die Regeln lassen sich zeitgesteuert anwenden und individualisieren. Entsprechende Regeln werden als Beispiel mitgeliefert. (siehe auch Screenshot und Tipps & Beispiele)

Policy Patrol Disclaimer fügt Signaturen oder Anhänge wie Pflichtangaben und Haftungsausschlüsse nach dem Absenden der Mail durch den User automatisch an. Somit ist Ihr Unternehmen vor Manipulationen oder Mutwilligkeit durch Mitarbeiter geschützt.

Die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften für Emails können bereits wenige Minuten nach der Installation von Policy Patrol Disclaimer eingehalten werden.

Gesetz zu Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails

Elektronische Post wird für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Mit dem im Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) müssen nun in gewerblichen E-Mails Angaben über das Unternehmen enthalten sein. Unter dieser neuen Regelung fallen E-Letter wie zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Kündigungen und Newsletter. So muss im Falle einer GmbH die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aufsichtsratvorsitzenden enthalten. Zwar muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur entsprechend diesen Vorgaben anpassen, sondern solche, die für das Unternehmen rechtsverbindlich tätig werden wie zum Beispiel Prokuristen.

Diese Regelung ist nicht grundsätzlich neu, jedoch ist sie seit 1. Januar 2007  verbindlich. Verstöße gegen die Vorgaben können Geldstrafen sowie Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen.
(Quelle: www.ecc-handel.de/gesetz_zu_pflichtangaben_in_gewerblichen_e-mails.php)

Für wen gelten die Pflichtangaben?

• Einzelkaufleute
• Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG 
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung 
• Aktiengesellschaften 
• Partnerschaftsgesellschaften 
• Genossenschaften

Welche Angaben müssen enthalten sein:  

• Der vollständige Firmenname, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist
• Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
• Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn die E-Mail z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
• Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
• Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)

Bei GmbHs müssen zusätzlich aufgenommen werden:

• Alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen und falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

• Alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist
• Ausgeschriebener Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden 

Wir übernehmen keine Gewähr für die Vollständigkeit der Angaben und haften nicht für etwaige Bußgelder.