Funktionsübersicht
Die Funktionen von Policy Patrol Disclaimer
Allgemeine oder persönliche Anhänge und Signaturen
Mit Policy Patrol Disclaimer können Sie allgemein gültige Anhänge (Signaturen, Haftungsausschluss oder Pflichtangaben) oder User-basierende Anhänge definieren, die dann nur bei Emails von bestimmten Usern, Gruppen, Domänen oder öffentlichen Ordnern hinzugefügt werden. Zusätzlich können Sie individuelle Bilder oder Hyperlinks zu Online-Profilen des Mitarbeiters (z.B. Xing-Profil) aus dem Active-Directory in der Signatur ergänzen.
E-Mail Footer als Hinweis/Werbung nutzen
Nutzen Sie Ihre E-Mails um Kunden und Interessenten auf aktuelle Promotions, Veranstaltungen oder Neuerungen hinzuweisen. Sie können mehrere Footer definieren, die dann nach dem Zufallsprinzip eingefügt werden.
Formatierungsmöglichkeiten
Mit Policy Patrol Disclaimer können sowohl komplette Emails als auch nur Anhänge und/oder Signaturen nach Ihren Vorgaben formatiert werden. Das Erstellen von Vorlagen ist dabei sehr einfach. Sie haben ähnlich umfangreiche Möglichkeiten wie bei der Erstellung von Webseiten und können damit auch Emails (Header, Footer, Sidbar etc.) auf die Unternehmens CI formatieren. Dazu zählen Einstellungen wie Schriftart, Schriftgröße, Fettschrift, kursiv, unterstrichen etc. Zusätzlich können auch Bilder und Logos angehängt werden. In HTML Anhängen lässt sich der Quelltext editieren.
Formatierungen werden nur bei Emails im Rich-Text oder HTML Format durchgeführt, bei Nur-Text Emails erfolgt keine Formatierung. Anhänge und Signaturen können auch als Nur-Text Anlage angehängt werden.
Anhänge für interne und externe Emails
Für interne und externe Mails können Sie unterschiedliche Anhänge definieren. Voraussetzung ist die Installation auf Exchange 2000 oder 2003.
Variablen
Bei Signaturen können Sie Variablen wie Benutzername, Telefonnummer und Email Adresse etc. benutzen. Das ermöglicht die Erstellung einer allgemein gültigen Signatur, die dann automatisch personalisiert wird.
Variablen wie z.B. Datum oder Name des technischen Ansprechpartners können bei allen Anhängen benutzt werden. Es sind immer User-, Text- und Datenvariablen möglich. Bei Uservariablen holt sich Policy Patrol Disclaimer die Daten aus dem Active Directory (siehe FAQ), dem Exchange Server 5.5 oder von Lotus Domino.
Positionierung von Anhängen
Sie können verschiedene Positionierungsmöglichkeiten für Anhänge und Signaturen festlegen oder diese automatisch nach dem Text der Email positionieren. Diese Funktion ist für das Beantworten oder Weiterleiten von Emails sehr nützlich und steht für Email Lösungen wie Outlook 2000/2003/XP und in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung (siehe FAQ).
Vermeidung mehrfacher Anhänge
Policy Patrol Disclaimer durchsucht Mails auf bereits vorhandene Anhänge. Sollte in einer Mail bereits ein Anhang oder eine Signatur von Ihnen vorhanden sein, werden keine weiteren Anhänge zusätzlich hinzugefügt. Damit wird die Datenmenge von Emails nicht noch zusätzlich erhöht.
Anhänge mit Verlinkungen
Am Anfang einer Mail können Sie einen "Anhang" mit Link zu dem Haftungsausschluss oder Anhang am Ende einer Email hinzufügen. Während der Anhang am Ende einer Mail nur einmalig pro Email vorkommt, kann der Link bei jeder Email am Anfang stehen und auf den Anhang verweisen.
Email branding
Mit Policy Patrol Disclaimer können alle ausgehenden Mails gemäß Ihrer Corporate Identiy formatiert werden. 10 HTML-Vorlagen werden mitgeliefert. Sie verbessern dadurch nicht nur die Optik Ihrer Mails, sondern können mit Links auf Ihre Webpage etc. Emails auch als Marketinginstrument verwenden oder auf Neuerungen aufmerksam machen.
Regelbasierende Anhänge
Policy Patrol Disclaimer kann Anhänge abhängig von bestimmten Regeln hinzufügen oder unterdrücken. Regeln können beispielsweise aufgrund von bestimmten Texten oder einem Kennzeichen im "Betreff" oder im Text, von bestimmten Empfängern oder von definierten Absendern oder Mails mit oder ohne Anhänge definiert werden.
Automatische Antworten
Definieren Sie Regeln für automatische Antworten auf Mails. Wenn beispielsweise Mails an ehemalige Mitarbeiter ankommen, können Sie eine automatische Antwort definieren.
Remote-Management
Policy Patrol kann remote administriert werden. Dazu installieren Sie die Konsole auf einer Arbeitsstation und verbinden sich zu Policy Patrol. So können Sie auch mehrere Policy Patrol Installationen verwalten.