E-Mail Signaturen & Disclaimer

Rechtskonforme E-Mail Signatur Pflichtangaben (EHUG), automatisch und einheitlich formatiert ergänzen. Für Microsoft Exchange und Office 365

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Rechtskonforme E-Mail Signaturen erstellen

Für Microsoft Exchange und Office365

Mit den Lösungen von CodeTwo erreichen Sie einheitliche und gesetzeskonforme E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüsse (Disclaimer - für Microsoft Exchange Server und  Office 365. Zusätzliche Optionen, wie ergänzende Werbung, Hinweise oder Bilder unterstützen Ihr Marketing.

Hinweis für Anwender von Policy Patrol bzw Lennio Signatures

Die Entwicklung von Policy Patrol/ Lennio for Signatures entspricht aktuell nicht mehr unseren Standards. Im Interesse unserer Kunden, empfehlen wir den Umstieg von Policy Patrol bzw. Lennio Signatures auf Lösungen des Herstellers CodeTwo. Das Produkt Exchange Rules entspricht sowohl bei der Architektur als auch beim Funktionsumfang im Wesentlichen den bisherigen Lösungen. Wir werden Sie diesbezüglich rechtzeitig informieren. Für Ihre Anfragen steht Ihnen auch unser Kontaktformular zur Verfügung.

CodeTwo Exchange Rules

Die zentrale Erstellung von E-Mail Signaturen und Disclaimern, auf Basis von Regeln und Active Directory Usern vereinfacht das Handling und garantiert rechtskonforme und einheitliche Signaturen und Unternehmensangaben (Disclaimer). Das Einbetten (keine Anhänge) von Avataren, Grafiken und Bannern ist ebenfalls möglich.

CodeTwo ist für Exchange Server 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 sowie für Outlook und Mobilgeräte verfügbar. Die Auszeichnung «Goldener Preis von MSExchange.org» spricht für die hohe Integration in die E-Mail Architektur von Microsoft.

Zentrale verwaltete E-Mail Signaturen

Alle Regeln können über Assistenten zentral eingerichtet, formatiert verändert und gespeichert werden. Das Layout ist für alle Anwender oder Gruppen einheitlich. Die Regeln basieren auf Kriterien wie Absender, Empfänger, intern oder extern, SMTP-Adresse etc. Zusätzlich kann die Signatur auf AD-Attributen wie Abteilung, Standort oder Land einheitlich erstellt werden.

Alle Signaturen und Disclaimer werden im Ordner «Gesendete Objekte» angezeigt, wenn der dafür erforderliche Service aktiviert ist. Damit lässt sich auch überprüfen, ob die Signaturen korrekt formatiert und vollständig sind. Die Positionierung der E-Mail Signaturen lässt sich ebenfalls definieren. Sie entscheiden, ob die Pflichtangaben einmalig am Ende der Korrespondenz oder unter jeder Nachricht ergänzt werden sollen. Sie können auch mehrere Signaturen einfügen, also z.B. eine allgemeine Signatur und eine individuelle Ergänzung. Ist bereits ein Disclaimer eingefügt, kann auf die Ergänzung weiterer Disclaimer verzichtet werden. Anwender können soweit erlaubt, Signaturen auch durch Ergänzung von Phrasen blockieren.

Über den Der benutzerfreundlichen HTML-Editor erstellen Sie auf Basis von Active Directory Felder Platzhalter wie Name, Position, Abteilung, Telefonnummer E-Mail Adresse, Homepage etc., die in der Signatur mit den entsprechende Daten individuell gefüllt werden. Ist ein AD-Feld leer, wird auch der Platzhalter in der E-Mail automatisch ausgeblendet. Signaturen können auch Absender-Avatare sowie einen QR-Code mit einem Link zu den Kontaktdaten oder zu speziellen Webseiten enthalten. Werbe-Banner werden statisch oder dynamisch ergänzt. Bei dynamischen Bannern werden die Grafiken inkl. Text aus freigegebenen Ordner gezogen und entweder zufällig oder nach einer bestimmten Reihenfolge ergänzt.

Die Erstellung kann auch an entsprechende Mitarbeiter und Abteilungen delegiert werden.

Signaturen als Marektinginstrument

E-Mails sind zentrale Bestandteile Ihrer Kommunikation. Überlegen Sie wie viele E-Mails täglich durch Ihre Anwender versandt werden. Werbe-Banner sind eine gute Möglichkeit, um auf Aktionen oder Veranstaltungen hinzuweisen.

Zusätzlich zu den Absenderangaben ergänzt Exchange Rules auch Werbe-Banner und Bilder. Die Banner können die folgenden Elemente enthalten:

  • Angaben zu Produkten und Dienstleistungen
  • Angaben zur Newsletter-Registrierung
  • Angaben zu Aktionen und Rabattcodes
  • Einladung zu Gewinnspielen
  • Branding Grafiken uvm.

 

Ein-Klick Umfragen

Anstatt aufwendige Umfragen zu erstellen, können Sie mit CodeTwo auch ganz einfach personalisierte Bewertungsschaltflächen in Ihren Signaturen ergänzen. Damit können Sie die Kundezufriedenheit bewerten lassen. Das kann Ihnen helfen, Ihre Dienstleistungen zu verbessern oder anzupassen. Die Bewertungen können auch individuell, d.h. pro Absender erstellt werden und geben dem Mitarbeiter sein direktes Feedback. Die Bewertung werden zentral gesammelt und in Echtzeit automatisiert ausgewertet.

Scheduler für Regeln

Der Scheduler legt fest, wann oder wie lang Regeln aktiv sein sollen. Dies ist besonders für Marketing-Kampagnen wichtig.

Regelbasierte E-Mail Signaturen

Die folgenden Kriterien können über die zu erstellende Signatur entscheiden

  • Absenderadresse
  • Empfängeradresse
  • Domäne des Absenders oder des Empfängers
  • Interner/externer Versand
  • Organisationseinheit des Absenders oder des Empfängers
  • AD Gruppe des Absenders oder des Empfängers
  • AD-Anwender
  • Einträge im AD

Unterstützt alle gängigen E-Mail Clients und Mobilgeräte

Bei CodeTwo Exchange Rules werden Signaturen und Disclaimer erst am Exchange Server ergänzt. Auf der Anwenderseite muss keine zusätzliche Software installiert werden. Am Server wird keine Veränderung vorgenommen.

Deshalb kann der Anwender jeden E-Mail Client und jedes Endgerät (auch Smartphone/Tablet) verwenden. Clients wie Microsoft Outlook, Outlook Web App (OWA), Outlook Mobile Access (OMA), Outlook Express, iPhone, iPad, Android, Thunderbird MacMail u.a. werden unterstützt.

Skalierbarkeit – Multi-Server Umgebungen

Die hohe Skalierbarkeit von Exchange Rules wird durch die Aufteilung des Programms in zwei Komponenten  erreicht:

  • Im Administration Panel werden die E-Mail Signaturen zentral erstellt und die Regeln definiert. Das Administration Panel kommuniziert mit den Rules Services
  • Der Exchange Rules Service ist auf dem Server für die Verarbeitung von Regeln notwendig. Sind mehrere Exchange Server im Einsatz, übertragen die Rules Services die Einstellungen an die jeweiligen E-Mail Server.

Rechtskonforme E-Mail Pflichtangaben

Fordern Sie nachfolgend ein unverbindliches Angebot über CodeTwo Exchange Rules, CodeTwo Exchange Rules Pro oder E-Mail Signatures for Office 365 an. Die Lizenzierung erfolgt pro E-Mail-Account (Gesamtzahl der Postfächer, auch Shared- und Alias-Adressen, nicht AD-Nutzer). Die Anzahl der mit CodeTwo verwalteten E-Mail User, kann sich von der Gesamtzahl aller vorkommenden Exchange- oder Office 365 Anwender unterscheiden.

Gerne zeigen wir Ihnen in einem Webinar den vollen Funktionsumfang der Lösung für Exchange.

Für zwischenzeitliche Rückfragen stehen wir Ihnen auch unter +49 (0)8171 405 200 telefonisch zur Verfügung.

Anforderung CodeTwo

CodeTwo

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