E-Mail Pflichtangaben

E-Mail Signaturen & Disclaimer für Exchange und Office 365

Gesetzliche Pflichtangaben in E-Mails automatisch und formatiert versenden.

Über Lennio

Gesetzliche E-Mail Pflichtangaben automatisch und einheitlich ergänzen

E-Mails als elektronische Post werden für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Seit 2007 hat der Gesetzgeber deshalb im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG), Pflichtangaben für E-Mails im gewerblichen Umfeld definiert.

Unter die EHUG Regelung fallen sogenannte E-Letter wie beispielsweise Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Kündigungen und Newsletter. So muss im Fall einer GmbH in der Signatur der Firmenname mit der entsprechenden Rechtsform, der Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer enthalten sein.

Grundsätzlich muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail Signatur entsprechend dieser Vorgabe anpassen. Im Fall von für das Unternehmen rechtsverbindlich tätige Personen wie zum Beispiel Prokuristen, sind diese jedoch vorgeschrieben. Ein einheitliches Layout sorgt zusätzlich für die optimale Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden und Lieferanten.

Verstöße gegen die gesetzlichen Pflichtangaben bei E-Mails können Geldstrafen und Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen. Eine einheitliche Formatierung, die Ergänzung von aktuellen Informationen, Angeboten und Avatar-Bildern sowie Hinweise auf Social-Media Aktivitäten und Haftungsausschlüsse, machen Ihr elektronisches Briefpapier neben der eigentlichen Nutzung zusätzlich zum Werbemedium.

Für wen gelten die Pflichtangaben?

  • Einzelkaufleute
  • Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung
  • Aktiengesellschaften
  • Partnerschaftsgesellschaften
  • Genossenschaften

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Lennio Signatures

Welche Angaben sind vorgeschrieben?

  • Vollständiger Firmenname inkl. Rechtsform (z.B. GmbH)
  • Sitz des Unternehmens (Hauptsitz)
  • Registernummer des Unternehmens (immer Hauptsitz)
  • Registergericht des Unternehmens (immer Hauptsitz)

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Lennio Signatures

Zusatzangaben bei Kapitalgesellschaften

  • Alle Geschäftsführer (m/w) mit Vor- und Nachnamen
  • Falls vorhanden, der/die Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen
  • Alle Vorstandsmitglieder (m/w) mit Vor- und Nachnamen

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Lennio Signatures

Wir übernehmen keine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der obigen Angaben.

Rechtskonforme E-Mail Pflichtangaben

Mit den Lösungen von Lennio (vormals Policy Patrol Disclaimer) erreichen Sie einheitliche und gesetzeskonforme E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüsse - für Exchange, Office 365 und Google Apps.

E-Mail Signaturen für Exchange

Lennio Signatures für Exchange integriert sich nahtlos und ohne Änderungen in Microsoft Exchange, Lotus Notes und SMTP-Mailserver. Signaturen und Haftungsausschlüsse werden zentral als Template konfiguriert und formatiert. Die persönlichen Daten des Absenders werden vor dem Versand inkl. Avatar-Bilder und Links zu Online-Profilen zuverlässig ergänzt.

E-Mail-Signaturen für Web-Mail

Um auch beim Einsatz von Office 365 oder Google Apps die gesetzlichen Vorgaben für E-Mail Signaturen gemäß EHUG zu erfüllen, wurde Lennio Signatures für Office 365 bzw. Lennio Signatures für Google Apps entwickelt. Die Signaturen werden zentral in einer Web-Applikation responsive erstellt, formatiert und ebenfalls automatisch an jede ausgehende E-Mail angehängt.

Signaturen für E-Mail Server

Gesetzeskonforme E-Mail Pflichtangaben für Microsoft Exchange, Lotus Nots und SMTP-E-Mail-Server

Datenblatt lesen

Lennio Signatures for Exchange

Lennio Signatures for Exchange (vormals: Policy Patrol Disclaimer) für Microsoft® Exchange 2016, 2013, 2010, 2007 und 2003, Lotus Notes und andere SMTP-Mailserver, ermöglicht die zentrale Definition und Formatierung von E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüssen (Disclaimer), die regelbasierend vor dem Versand hinzugefügt werden. Die Software ist für Active Directory optimiert und integriert sich nahtlos und ohne Änderungen in Microsoft Exchange, Lotus Notes/Domino und andere SMTP Mailserver. Signaturen und Disclaimer lassen sich selektiv pro Benutzer, Benutzergruppe, Domäne, LDAP-Abfragen formatieren und hinzufügen.

Policy Patrol Disclaimer (der Vorgänger von Lennio Signatures for Exchange) wurde bereits 2008 mit dem »Innovationspreis Mittelstand« ausgezeichnet und hat den Vergleich im SC Magazine gewonnen.

ProSoft ist seit 2004 Policy Patrol bzw. Lennio Partner. Über 800 Kunden in D/A/CH setzen bei gesetzeskonformen E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüssen auf die Lösung von Lennio Signatures.

E-Mail Signaturen für Exchange

Die Funktionen von Lennio Signatures for Exchange.

Funktionen

Download & Angebot

Lennio Signatures for Exchange

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E-Mail Signaturen für Office 365 & Google Apps

Individuelle E-Mail-Signaturen, -Haftungsausschlüsse und Werbe-Informationen bei Cloud-E-Mail-Systemen ergänzen.

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Lennio Signatures für Office 365 und Google Apps

Lennio Signatures for Office 365 und Google Apps bzw. G Suite ermöglicht die zentrale Erstellung und Gestaltung von E-Mail Signaturen und Disclaimer für Benutzer in Ihrer Organisation.

Die E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüsse werden in Lennio Signatures konfiguriert und an die Web-Mail Clients von Office 365 und Google Apps verschoben. Für Microsoft Outlook und einige Mobilgeräte ist ein Plug-In erforderlich. Über Gruppenrichtlinien können mehrere oder alle Clients in einem Arbeitsschritt, ohne zusätzliche Benutzerinteraktion installiert werden. Lennio Signatures for Office 365 bzw. Lennio Signatures for Google Apps können auch in IT Infrastrukturen ohne Active Directory eingesetzt werden.

Professionelle E-Mail Signaturen

Mit dem WYSIWYG Editor (Echtbilddarstellung) erstellen Sie professionelle E-Mail Signaturen mit Formatierung, Logos und Hyperlinks für Office 365 und Google Apps (G Suite) Nutzer in Ihrem Unternehmen. Signaturen können auch direkt in HTML bearbeitet werden.

Individuelle E-Mail Signaturen

E-Mail Signaturen werden mithilfe von Platzhaltern erstellt. Die Platzhalter werden beim E-Mail Versand durch die Benutzer Informationen aus dem Active Directory, Office 365 oder Google Apps ersetzt und damit personalisiert.

Mit Lennio Signatures ergänzen Sie alle Pflichtangaben für E-Mails, die durch EHUG, HIPAA IRS Circular 230 u.a. Regularien vorgeschrieben sind. Die Signaturen können Social Media Links zu LinkedIn oder Xing enthalten, für die Ansicht auf Smartphones oder Tablets responsive designed sein und Absender Fotos als Thumbnail enthalten. Signaturen lassen sich mit Lennio Signatures for Office 365 oder Google Apps auch für das Marketing einsetzen, da Sie Hinweise zu Veranstaltungen oder aktuellen Angeboten einfach ergänzen können.

Lennio Signatures for Office 365 oder Google Apps ist eine Web-Applikation und wird als jährliche Subscription inkl. Portal-Updates während der gesamten Laufzeit angeboten.

Test & Angebot

Lennio Signatures for Office 365 & Google Apps.

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ProdukttestAnfrage

Lennio Signatures Anfrage

Fordern Sie nachfolgend ein unverbindliches Angebot über Lennio Signatures for Exchange (vormals Policy Patrol Disclaimer), Lennio Signatures for Office 365 oder Lennio Signatures for Google Apps an. Fragen Sie nach Lennio Signatures for Exchange, wenn Sie einen on-premise Exchange Server im Einsatz haben. Die Lizenzierung erfolgt pro E-Mail-Benutzer. Die Anzahl der mit Lennio Signatures verwalteten E-Mail User, kann sich von der Gesamtzahl aller vorkommenden Exchange-, Office 365-, oder Google Apps-Anwender unterscheiden.

Gerne zeigen wir Ihnen in einem Webinar den vollen Funktionsumfang von Lennio Signatures for Exchange. Eine zeitlich limitierte Vollversion zum Test finden Sie in unserem Downloadbereich. Lennio Signatures for Office 365 und Google Apps können Sie direkt auf der Herstellerseite testen.

Für zwischenzeitliche Rückfragen stehen wir Ihnen auch unter +49 (0)8171 405 200 telefonisch zur Verfügung.

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E-Mail Pflichtangaben

Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben für E-Mails im gewerblichen Umfeld.

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