Viele Standorte, viele Drucker – trotzdem wenig Aufwand für die IT

Drucken klingt zunächst nach einer einfachen IT‑Aufgabe. In größeren Unternehmen und kritischen Infrastrukturen sieht die Realität jedoch oft anders aus: Zahlreiche Druckermodelle, unterschiedliche Treiber, mehrere Druckserver und verteilte Standorte sorgen schnell für eine komplexe Infrastruktur. Treiber müssen gepflegt, Drucker zugewiesen und Benutzer unterstützt werden. Dazu kommen Homeoffice, virtuelle Desktops, Terminalserver und Anwendungen, bei denen der Druck einfach funktionieren muss. Und wenn etwas nicht läuft? Landet das Ticket bei der IT.

Modernes Druckmanagement setzt genau hier an – mit zentraler Verwaltung, Automatisierung und mehr Transparenz.

Ist Druckmanagement heute noch wichtig?

Drucken ist weniger „oldschool“, als man denkt, und weiterhin geschäftskritisch

8 von 10 Unternehmen sind weiterhin auf Druckprozesse für wichtige Geschäftsabläufe angewiesen. Gleichzeitig betreiben 64 % eine Druckerlandschaft mit Geräten verschiedener Hersteller. Und auch die Security sollte man nicht unterschätzen: 67 % der in der Quocirca-Studie „Print Security Landscape 2026“ befragten Unternehmen berichteten 2026 von mindestens einem druckbezogenen Datenverlust innerhalb des vergangenen Jahres.

Kurz gesagt: Drucken mag nicht das spannendste Thema der IT sein. Einfach, unwichtig oder risikofrei ist es deshalb noch lange nicht.

• Das papierlose Büro ist in 8 von 10 Unternehmen nicht umsetzbar
• „64 % der befragten Unternehmen betreiben Druckerflotten verschiedener Hersteller.“ Multi-Vendor-Umgebungen erhöhen die Komplexität des Druckmanagements und können Sicherheitslücken mit sich bringen.
• „84 % der Befragten halten die Integration von Identity-Management-Plattformen in die Zugriffskontrolle der Druckinfrastruktur für wichtig.“ Die Lösung existiert durch Secure-Printing oder Follow-me-Printing bereits.
• „67 % berichteten innerhalb eines Jahres von mindestens einem druckbezogenen Datenverlust“
• Homeoffice schafft zusätzlich Security-Probleme beim Drucken: „53 % der Dokumente wurden laut dieser Studie von nicht autorisierten Personen eingesehen.“
• Printserver und Treiber sind ein konkreter IT-Aufwandsfaktor

Zentrale Verwaltung: Einmal zentral statt überall einzeln

Je größer die Infrastruktur, desto weniger sinnvoll ist es, Drucker einzeln zu verwalten. Moderne Lösungen für das Druck- oder Outputmanagement bringen Drucker, Benutzer, Berechtigungen, Treiber und Druckerzuweisungen in einer zentralen Verwaltung zusammen.

Besonders praktisch: Drucker können Anwendern automatisch passend zu Standort, Arbeitsplatz oder Rolle bereitgestellt werden.

Der Mitarbeiter wechselt den Standort? Die benötigten Drucker sind trotzdem da. Ein neuer Drucker kommt hinzu? Die IT muss nicht von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz laufen.

Weniger Handarbeit. Weniger Fehler. Mehr Überblick über die Druckumgebung.

Hochverfügbarkeit: Druckserver fällt aus und keinen stört es

Ein Druckserver ist nicht unbedingt das System, über das beim Thema Hochverfügbarkeit zuerst gesprochen wird. Trotzdem kann sein Ausfall ganze Arbeitsabläufe ausbremsen.

Das gilt besonders für Kliniken, Produktion, Logistik oder andere Bereiche, in denen Formulare, Etiketten oder Dokumente ein wichtiger Teil von Prozessen sind.

Mit Failover und Lastverteilung lassen sich Druckdienste so aufbauen, dass andere Systeme im Fehlerfall übernehmen können. Das Monitoring im Druckmanagement liefert der IT zusätzlich einen zentralen Blick auf die Umgebung.

Im besten Fall wird ein Problem automatisiert behoben, bevor aus dem Druckerproblem ein Stapel Supporttickets wird.

Schluss mit dem Treiber-Wirrwarr

Unterschiedliche Druckermodelle bringen meist unterschiedliche Treiber mit. Und die wollen installiert, aktualisiert und über verschiedene Clients oder Terminalserver hinweg gepflegt werden. Heterogene Druckerlandschaften erhöhen die Komplexität von Druckmanagement und können Sicherheitslücken öffnen.

Universelle oder virtuelle Druckertreiber (VPD) können hier ordentlich Komplexität herausnehmen. Statt eine Vielzahl herstellerspezifischer Treiber zu verwalten, wird die Druckausgabe stärker standardisiert.

Das macht die Umgebung übersichtlicher – und spart der IT Zeit bei Betrieb, Updates und Fehlersuche.

Viele Standorte – lokales Drucken

​Zentrale Administration ist gut. Druckaufträge aus jeder Niederlassung erst einmal durch die Zentrale zu schicken, eher nicht.

Deshalb kombinieren moderne Druckmanagement-Konzepte zentrale Steuerung mit lokalem Drucken. Die IT behält den Überblick über die gesamte Infrastruktur, während Druckaufträge dort verarbeitet werden, wo sie entstehen.

Gerade für Unternehmen mit vielen Niederlassungen oder kleineren Außenstellen ist das ein großer Vorteil: zentral managen, lokal drucken.

Ohne Risiko vertraulich drucken

Ausdrucken, zum Drucker laufen und hoffen, dass niemand das Dokument vorher mitgenommen hat? Bei vertraulichen Informationen ist das keine besonders gute Strategie.

Mit Secure Printing oder Follow-Me-Printing startet die Ausgabe erst, wenn sich der Benutzer am Drucker authentifiziert. Dokumente landen damit nicht einfach offen im Ausgabefach.

Ein zusätzlicher Vorteil: Anwender können ihren Druckauftrag an einem geeigneten Gerät abholen, statt zwingend an einen bestimmten Drucker gebunden zu sein.